Cara Menggunakan Mailing List Google Groups

Apa sih sih mailing list itu?

Simple-nya adalah, sebuah wadah di mana sesama pengguna email dapat saling berinteraksi langsung dengan banyak pengguna email lainnya, hanya dengan mengirimkan ke satu alamat saja. Jadi, A ngirim ke mailing list, maka mailing list akan mengirimkannya ke seluruh anggota yang tergabung. Begitu B membalas melalui mailing list, maka anggota lain pun semuanya juga akan menerima balasannya.

Salah satu jasa mailing list yang sering saya gunakan adalah Google Group. Defaultnya, mailing list ini sangat kompatibel dengan GMail. Tapi sebenarnya, pengguna jasa email lainnya pun masih bisa tergabung di Google Group. Tidak terkecuali Yahoo Mail. Kebanyakan pula, pengguna email agak enggan join mailing list karena takut inbox-nya cepat penuh. Padahal, ada suatu mekanisme kan untuk memfilter email sehingga masuk ke semacam folder tertentu dan gak usah masuk di inbox. Gimana sih caranya itu semua?

Preface – Tentang Google Group

Ada beberapa hal penting mengenai mailing list di Google Group yang perlu diketahui. Pertama, setiap group pasti memiliki alamat tertentu. Misalkan, salah satu milis yang saya buat adalah FuelPHP Indonesia yang beralamat di http://groups.google.com/group/fuelphp-id. Kedua, pendaftaran bisa melalui berbagai cara. Khusus untuk pengguna GMail, jelas akan lebih mudah karena kedua produk itu satu pabrik. Ketiga, tidak disarankan untuk menerima milis secara digest (harian), abriged (akumulasi setiap 100), ataupun reply dari versi web (tanpa email).

Seluruh langkah-langkah dan tampilan gambar di post ini untuk pengguna yang memakai bahasa Inggris. Silahkan disesuaikan sendiri bagi pengguna bahasa lainnya.

Pengguna GMail

Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa digunakan bagi khusus pengguna GMail.

1. Pastikan Anda sudah melakukan login GMail di browser yang Anda gunakan untuk mengakses alamat group. Langkah login tidak akan dijelaskan di sini.
2. Masuk ke alamat group tempat Anda akan mendaftarkan diri. Contoh alamat ada di paragraf atas. Nah, di sidebar sebelah kanan, cari link “Apply for group membership”, lalu klik.
   
   

   Langkah apply membership
3. Setelah itu, akan muncul tampilan seperti screenshot. Ada 4 jenis penggunaan Google Group. Saya tidak akan menjelaskan langkah lainnya, tetapi saya menyarankan paling baik adalah pilihan “Email”. Setelah itu masukkan nama dan jawaban pertanyaan yang ada sesuai dengan group yang Anda masuki.
   
4. Tergantung dari setting setiap mailing list, tetapi biasanya Anda harus menunggu persetujuan dari moderator milis. Moderator adalah pengguna milis yang berhak mengatur keanggotaan dan juga pengiriman pesan-pesan di milis. Biasanya Anda akan menerima email notifikasi bahwa permintaan Anda telah diterima.
   
5. Setelah Anda yakin bahwa Anda telah disetujui untuk masuk group, maka Anda bisa melakukan balasan ke email yang terkirim ke alamat Anda, atau membuat pesan baru dengan mengirimkannya ke alamat email group. Misalkan, URL group di bagian akhir adalah “fuelphp-id”. Maka, pengiriman thread email baru adalah ke alamat fuelphp-id@googlegroups.com.

Pengguna Yahoo Mail dan lainnya

Pada dasarnya, setiap moderator Google Group bisa mengirim invitation yang bila diterima oleh pemilik akun Yahoo Mail, dapat langsung menerima pesan milis. Apabila Anda menerima invitation, maka Anda dapat langsung masuk dengan mengklik tombol “Accept this invitation”. Dan sayangnya, Anda mungkin harus mencari-cari kotak spam untuk menemukan email invitation tersebut.

Tapi, Anda bisa mendaftarkan diri Anda secara pribadi, tentu saja dengan langkah yang sedikit lebih rumit daripada Anda menggunakan akun Google Anda.

1. Masuklah ke alamat google groups dengan browser Anda, kemudian klik link “Apply for membership” seperti pada langkah nomor 2 di atas.
2. Perbedaan dari cara sebelumnya adalah karena kali ini Anda belum login akun Google, maka harus membuat akun Google khusus untuk dapat menggunakan milis dengan email Yahoo Anda. Klik link Sign up di pojok kanan atas.
   
3. Anda akan dibawa ke suatu halaman yang mana Anda bisa memilih untuk mendaftar baru atau menggunakan akun email Anda yang lain. Pilih logo Yahoo untuk melanjutkan.
   
4. Setelah itu, halaman login akun Yahoo Anda akan terbuka. Isikan dengan alamat email Yahoo Anda beserta passwordnya, kemudian klik tombol Sign In.
   
5. Langkah berikutnya adalah Anda harus menyetujui untuk masuk ke Google dengan menggunakan id Yahoo Anda. Klik saja tombol Agree tersebut.
   
6. Pada halaman berikutnya, Anda akan diminta untuk membuat akun baru, namun bisa menggunakan email Yahoo Anda. Isikan email Yahoo Anda di field yang tersedia, lalu isikan password. Password tidak harus dengan password Yahoo Anda. Setelah itu, isilah field-field lain yang ada di bawahnya.
   
7. Selesai. Langkah berikutnya Anda tinggal mengikuti seperti pada penggunaan dengan GMail, pada langkah nomor 3 di atas. Tampilan yang akan Anda temukan kurang lebih sama.

Filter di GMail

Nah, untuk mencegah inbox Anda menjadi penuh, Anda bisa memfilter email dari milis ke sesuatu semacam folder, dan men-skip-nya dari inbox. Saya akan memberikan sedikit tutorial tambahan ini bagi pengguna GMail.

1. Cara paling mudah untuk memfilter adalah setelah Anda menerima email dari milis. Bukalah header email tersebut hingga muncul informasi seperti pada gambar. Klik link “Filter messages from this mailing list” pada baris mailing list.
   
2. Di bagian atas GMail Anda, kotak filter akan terbuka. Karena Anda masuk dari langkah sebelumnya, maka fielt “Has the words” sudah otomatis terisi. Klik saja tombol Next Step.
   
3. Pada langkah berikutnya, Anda dapat memilih action yang diterapkan untuk email dari milis. Biasanya, saya akan men-skip dari inbox, kemudian memberikan label. Label di sinilah yang berfungsi seperti folder. Bila Anda belum membuat label yang Anda inginkan, klik “New label”
   
4. Isikan nama label yang Anda inginkan. Klik tombol Create untuk melanjutkan.
   
5. Proses filterisasi telah selesai. Anda bisa meng-include-kan email lain yang terdeteksi berasal dari milis yang sama, setelah itu klik tombol “Create Filter”.
6. Anda bisa menemukan label milis Anda di sebelah kiri tampilan GMail, tepatnya di bawah link Inbox, Sent Mail, Spam, dan sebagainya.
   

Filter di Yahoo Mail

Ups, maaf. Karena saya nggak pernah menggunakan milis dengan id Yahoo saya, dan berhubung saya sedang malas untuk mencobanya, alangkah baiknya Anda yang menggunakan id Yahoo untuk milis, berkenan membuat tutorial yang serupa dengan ini, demi memperkaya internet dengan konten yang berkualitas. Salam tempel..!!

Mengapa saya enggan menggunakan email Yahoo untuk milis? Yah, sebenarnya ini terkait dengan pilihan saja sih. Tapi sudah terbukti keamanan email Yahoo lebih mudah dijebol, seperti halnya banyak pengguna email Yahoo yang sudah jadi korban. Karena email adalah salah satu hal yang confidential, maka pilihlah jasa email yang paling baik.